Workflow

Description

Le workflow permet de structurer et d'automatiser des tâches ou des processus, améliorant ainsi l'efficacité et la cohérence des opérations. Il facilite également la coordination entre les personnes impliquées dans ces processus en définissant clairement les étapes à suivre

Prérequis

Pour pouvoir utiliser un workflow sur une table, il y a deux paramètres à prendre en compte.

• Il est impératif de définir un champ "Étape" pour superviser les diverses phases du workflow. Ce champ doit être obligatoire et configuré exclusivement en format liste en mode lecture seule.

• Il serait pertinent de spécifier un champ "Commentaires workflow" de type "mémo", avec un accès en lecture seule, pour enregistrer les commentaires en cas de rejet. Ce champ reste facultatif.

Ajouter un workflow

Pour créer un nouveau workflow, rendez vous dans la barre de navigation > Admin > Workflow.

Cliquer sur ajouter.

Ci-dessous, la description des champs de l’onglet principal.

Champ	Description
Intitulé	Nom du workflow
Table	Table concernée
Champ pour les étapes	Intitulé du champ "Étape" à utiliser Exemple : Statut
Champ pour les commentaires	Intitulé du champ "Commentaire" dans la table
Actif	Rendre actif ou non le workflow
Description	Description détaillée du workflow

Une fois renseigné, cliquer sur appliquer pour continuer.

Définir les étapes du workflow

Dans la section étape, cliquer sur ajouter pour créer une nouvelle étape de workflow.

Ci-dessous, la description des champs de l’onglet principal.

Champ	Description
Workflow	Nom du workflow associé
Ordre	Ordre des étapes du workflow
Etape	Valeur du champ "Etape" à laquelle les options du workflow doivent être visibles Exemple: "Nouveau"
Champs obligatoires	Liste des champs obligatoires pour valider le passage à l’étape suivante Ex: [{ "name": "contact_rdv" }, { "name":"date_rdv"}, { "name": "heure_rdv" }]
Nom du bouton	Intitulé du bouton.
Etape déclencheur	Valeur du champ "Étape", sur laquelle notre automatisme se déclenche Exemple : Validation du rdv
Etape suivante à renseigner	Valeur du champ "Étape" après exécution de notre automatisme.Exemple : RDV validé

• Renseigner les champs suivants pour le bouton de "Refus" (optionnel) :

Champ	Description
Workflow	Nom du workflow associé
Ordre	Ordre des étapes du workflow
Etape	Valeur du champ "Etape" à laquelle le bouton doit apparaître Exemple: "Nouveau"
Nom du bouton	Intitulé du bouton
Etape déclencheur	Valeur du champ "Étape", sur laquelle notre automatisme se déclenche Exemple : Refus du RDV
Étape refus à renseigner	Valeur du champ "Étape" après exécution de notre automatisme Exemple : RDV refusé

Une fois renseigné, cliquer sur appliquer pour continuer et enregistrer l’étape de workflow.

Répéter l’opération pour ajouter d’autres étapes au workflow.

Ajouter un automatisme

Afin de déclencher correctement le workflow il faut utiliser un automatisme spécifique pour chacune des étapes du processus.

Rendez-vous dans le menu paramétrage en haut à droite de l’écran > Automatisation puis cliquer sur ajouter pour créer un nouvel automatisme.

Déclencheur
Type	Sélectionner “Enregistrement de fiche”
Mode	Sélectionner “Création et/ou modification” en fonction de la situation
Table	Sélectionner la table correspondante
Filtre
Sélectionner le champ défini pour l’étape	Égale à “Etape déclencheur” du workflow
Action
Action 1	Envoyer un email
Action 2	Mettre à jour la fiche avec “Étape suivante à renseigner” dans le champ défini pour l’étape.

Il est possible de cumuler plusieurs filtres et/ou plusieurs actions pour une seule automatisation.

Rendre le workflow disponible

Il faut maintenant rendre le workflow disponible sur la fiche correspondante.

Rendez-vous sur la fiche où le workflow doit être visible puis > menu outil > Personnaliser > onglet Script JS.

Ajouter le code JS suivant pour initialiser le workflow

gopaas.util.loadWorkflow(thisComponent, NOM_DE_LA_TABLE);

Remplacer “NOM_DE_LA_TABLE” par le nom de la table où le workflow doit être visible.

Exemple : gopaas.util.loadWorkflow(thisComponent, contact);

Le champ utilisé comme “étape” est normalement en lecture seule, il est donc question de définir une valeur par défaut à la création d’une nouvelle fiche pour rendre visible la première étape du workflow.

Dans le Javascript de la fiche, ajouter le code suivant

if (thisComponent.isNew()){
    thisComponent.setValue('etape', 'Nouveau');
}

Remplacer "étape" par le nom du champ utilisé et ‘Nouveau’ par la valeur de la première étape du workflow.