Comment créer un automatisme dans GoPaaS ?

Description

La fonctionnalité "Automatisme" permet de déclencher des actions automatiquement lors de l'enregistrement ou de la modification d'une fiche. Elle offre la possibilité de mettre à jour une fiche existante, de créer une nouvelle fiche ou d'envoyer un email sans intervention manuelle. Cela optimise les processus en automatisant des tâches répétitives, comme envoyer un email de bienvenue lors de l'ajout d'un nouveau contact, notifier un client après la mise à jour de sa commande, ou mettre à jour une fiche associée en réponse à des modifications. Cette automatisation assure une gestion efficace et cohérente des données.

Bénéfices attendus

Exemple

Champ Description
Nom Nom de l'automatisme pour identification. Par exemple, "Notification CA > 10 000€".
Actif Indiquer si l'automatisme est actif. Doit être coché pour que l'automatisme fonctionne.
Description Description détaillée de l'automatisme. Par exemple, "Envoie un email lorsque le chiffre d'affaires d'une fiche affaire dépasse 10 000€".
Ordre Position de l'automatisme par rapport aux autres automatisations. Peut être "1" si c'est le premier dans l'ordre de traitement.
Déclencheur L'événement qui déclenche l'automatisme. Sera "Enregistrement de fiche".
Type : Type d'automatisme. Sélectionner "Enregistrement de fiche" pour déclencher l'action lors de la création ou de la modification d'une fiche.
Mode : Spécifie quand l'automatisme doit être exécuté. Choisir "Création et Modification" pour couvrir les deux scénarios.
Table : La table dans laquelle l'automatisme doit être appliqué. Sera "Affaire" pour les fiches affaires.
Filtre Condition pour que l'automatisme se déclenche. Par exemple, "CA supérieur ou égal à 10 000€".

Configuration des Actions

Cliquer sur "Ajouter".

Champ Description
Actif Indique si l'action est activée. Si "Oui", l'action sera exécutée selon la configuration.
Ordre Détermine l'ordre dans lequel les actions seront exécutées. Par exemple, l'action avec l'ordre "1" sera exécutée avant l'action avec l'ordre "2".
Type Spécifie le type d'action à réaliser. Les types d'actions peuvent inclure la création ou la mise à jour d'éléments.
Table Indique la table sur laquelle l'action doit être effectuée. Cela pourrait être une table spécifique comme "action".

Exemple d'Actions dans le cas d'un envoi d'email.

  1. Action 1
    • Actif : Oui
    • Ordre : 1
    • Type : Email

Configuration de l'Email

Champ Description
De Adresse email de l'expéditeur. Cette adresse apparaît comme celle qui envoie le message.
À Adresse email du destinataire principal. Le message sera envoyé à cette adresse.
CC Adresse(s) email des destinataires en copie carbone. Les personnes en CC recevront une copie de l'email.
Objet Sujet de l'email. Résume brièvement le contenu du message pour le destinataire.
Message Contenu principal de l'email. C'est le texte que le destinataire lira dans le corps du message.
Fichier joint Option pour joindre des fichiers à l'email. Permet de transmettre des documents supplémentaires avec le message.
Format Format de l'email. Spécifie le type d'email (Texte ou HTML).

Exemple de Configuration d'Email

il est également possible de fusionner des informations dans un email, grâce au bouton "Insérer champ" :

Exemple

Conclusion

Les automatismes sont essentiels pour moderniser et optimiser les processus d'entreprise. Ils libèrent du temps en automatisant les tâches répétitives, permettent aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, et réduisent les erreurs humaines.